Статья: почта и пересылка больших файлов.
Электронная почта - традиционный способ общения и самое популярное средство связи в сети. Разумеется, отправить посылку с фруктами
или бандероль в электронке у нас не получится. Зато, можно быстро обмениваться текстовыми сообщениями и, главное, - обмениваться файлами.
Сегодня несколько интернет-порталов предлагают услуги по созданию и обслуживанию бесплатного электронного почтового ящика. Организовать ящик
в Яндексе или в не менее популярном ресурсе Mail.Ru совсем несложно и займет всего несколько минут. Однако, со временем мы начинаем понимать,
что email нам нужен не один. Для дел заводим один ящик в Google, например. Адрес которого можно впечатать на визитку.
А для личной переписки используем другой - в Яндексе. И еще один - для всевозможных регистраций и покупок в сети. И хватит. Обрабатывать больше
уже будет тяжко. Умные люди называют это сегментацией почты. Функционал и внешний вид - интерфейсы разных сервисов несколько отличаются. Поэтому,
работая на разных ресурсах мы расширяем свой кругозор. Разумеется, кому это интересно. А быстро переходить и проверять ящики можно в разных
браузерах. Установим домашней страницей-хомяком в Opera -
email для личных сообщений. А в Firefox -
в домашнюю
назначим ящик сетевой - для различных регистраций. А третий мейл поставим на главную страницу в Google Chrome -
. Изучая разные обозреватели - браузеры, мы тоже расширяем кругозор. Да и надо их
иметь, и работать в них. Бывает же, что зависает что-то в одном. А перешли в другой - и все быстро открывается.
Работа в почте непосредственно на страницах интернет-ресурса называется работой с почтой через web-интерфейс. Да, это хорошо и развивает кругозор. Но это, конечно, все игрушки. Когда объемы большие и писем много, работать надо в почтовой программе.
Наиболее популярными в рунете сегодня являются Microsoft Outlook и молдавская программа The Bat!
Чтобы переслать почтой файл мы прикрепляем его к письму как вложение. Почтовые сервисы устанавливают определенный лимит на размер вложений. На Яндексе, например, максимальный объем файлов прикрепленных к одному письму не должен превышать 30МБ. В Google и того меньше - 25 МБ. Когда файлов много, можно предварительно архивировать их и прикреплять к письмам архивными файлами. Это существенно облегчит и ускорит пересылку, даже, если придется отправлять несколько писем. Но, что делать, если объемы большие или размер файла превышает допустимый лимит. Как переслать большой файл?
Переслать большой файл можно использую удаленный доступ. Удаленный доступ - это управление компьютером в реальном времени издалека, с расстояния. Управление осуществляется с помощью программы удаленного администрирования с другого компьютера по сети Интернет. Создано множество программ удаленного администрирования, которые отличаются интерфейсом и используемыми протоколами. В XP (кроме домашней версии) и в последующих системах Windows удаленный доступ реализован встроенными стандартными приложениями.
Одним из популярных клиентов для удаленного контроля, обмена файлами, видеосвязи и веб-конференций является пакет программного обеспечения TeamViewer. Приложение русифицировано и для личного использования распространяется бесплатно.
Перейдем в следующий урок и поучимся устанавливать удаленный доступ с TeamViewer.
В последние 3-4 года в сети появилось с десяток сервисов резервного копирования и синхронизации данных. Это, так назывемые, облачные хранилища файлов. Для работы в облаке мы регистрируемся - создаем аккаунт на ресурсе и устанавливаем программу-клиент. Этой программой загружаем с компьютера нужные файлы в облако. И теперь, когда наши материалы хранятся в этом облаке-сервере, мы можем получить к ним доступ с любого компьютера в сети, лишь войдя в свой аккаунт. То есть, не надо возить с собой флешку или съемный диск уезжая, например, в командировку. Берем из облака нужные файлы и продолжаем с ними работать в любом месте. Кроме этого, можно открыть общий доступ к файлам или папкам в облаке. В российском юзер-сленге это называется "расшарить": to share - поделиться. Просто, отправляем на мейл нашего адресата ссылку на расшаренный файл. Пройдя по ссылке получатель легко скачает его себе на компьютер. Так можно делиться файлами - пересылать их используя облако. Объемы дискового пространства в облаке предоставляемые бесплатно на различных ресурсах разные. Но минимально составляют 2ГБ. Так что, можно обмениваться достаточно большими файлами.
Для примера поработаем в наиболее популярном и старейшем сервисе DropBox.
В дополнение к материалу про дропбокс читаем, также, свежую страницу про Облако@Mail.Ru - новый российский сервис удаленного хранения и синхронизации данных.
Итак, мы почитали уроки, поучились работать в нужных и интересных приложениях. И, напоследок, уделим внимание этике в почте.
Вообще, культура диалога по телефону или в почте имеет очень большое значение. Особенно, для офисных работников. Этикет общения - это не выдуманные кем-то правила и не, просто, имидж. Если мы правильно говорим и пишем, наше общение будет эффективным. Нас воспримут адекватно и мы скорее добьемся результатов.
В почте стоит подумать какой логин назначить ящику. Деловой мейл, который мы раздаем на визитках должен быть формальным. Это - имя и фамилия. Может быть, с приемлемыми сокращениями. Дадим волю фантазии и изобретать будем с личным адресом. Как воспримет, например, работодатель резюме инженера-сметчика с мейлом: bad_girl@mail.ru.
Составляя письмо, обязательно пишем понятную тему. Можно добавить: "для ..." и указать фамилию и инициалы, если тема ничего не говорит адресату. Теперь наше письмо обязательно увидят и откроют.
Любое деловое письмо начинаем с универсального: "Уважаемый...". Только, не надо в конце еще раз: "С уважением...". Это, уже слишком.
Общий тон послания должен быть уважительный, дружелюбный. Если присутствует повелительное наклонение, не забываем применять: "пожалуйста". Это эффективно, и человек скорее выполнит нашу просьбу или указание.
Стараемся внятно и лаконично изложить суть сообщения или просьбы. Нужно упомянуть о вложении, при его наличии. Если это не очевидно из контекста письма.
Если информации много и она разноплановая, лучше составить несколько писем, а не сваливать все в кучу в одном. Структурированная информация легче воспринимается.
Пишем грамотно, без орфографических ошибок. Внимательно проверяем текст перед отправкой. Небрежность, одна опечатка может плохо отразится на нашем имидже. В Gmail и в Яндекс.Почте, например, есть функция проверки орфографии.
Когда письмо требует ответа, правильнее и проще использовать в открытом письме функцию: "Ответить", а не писать новое письмо. Здесь, ответ - логичное продолжение входящего сообщения.
Всегда отвечаем на письма. И по возможности оперативно. Разумеется не на все, а на те, которые касаются непосредственно нас. Не надо, здесь что-то расписывать. Достаточно короткого комментария о получении. Кажется, что это - ненужная формальность и только отнимает время и силы. Однако, это имидж компании, квалификация ее сотрудников.
Закончили и подписываемся полностью: фамилия, имя, отчество, должность. В контактах указываем рабочий телефон, факс и мобильник. Можно заранее заполнить форму для подписи контактной информацией. Такая подпись-микровизитка будет отображаться во всех отправленных письмах.
Таковы основные особенности почтового этикета в рунете. Следую этим несложным правилам, мы работаем - ведем деловую переписку более осознанно, корректно и эффективно.
